Text: Bianca Weber und Carolin Frank  Fotos: Dauphin HumanDesign Group

Ein durchdachtes Konzept ist essenziell

Für Unternehmen heißt das: umdenken. Es gilt, Büroflächen jetzt entsprechend zu verändern und alte Strukturen aufzubrechen. Die emotionslosen Schreibtischlandschaften aus Großraumbüro und teilweise auch Open Space müssen offenen, bedürfnisorientiert gestalteten und modern eingerichteten Flächen weichen. Essenziell ist dafür ein ganzheitlich durchdachtes und grundlegendes Konzept, das sich flexibel sowohl an die Vorgaben von Unternehmen, aber auch an die Wünsche der Mitarbeiter anpasst; das zudem emotional ist und sich bei Veränderungen durch seine einfache Skalierbarkeit immer wieder neu auf die jeweiligen Gegebenheiten ausrichten lässt.

Damit sichern Unternehmen die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter. Denn ist die Arbeitsumgebung ansprechend und bedürfnisorientiert gestaltet, kommen die Kollegen wieder gerne ins Büro. Authentisch und attraktiv gestaltete Räume steigern außerdem das Wohlbefinden, was wiederum die Kreativität fördern kann. Nebenbei können Arbeitsabläufe ­effizienter gestaltet sowie mittel- und langfristig auch die Produktivität der Teams gesteigert werden.

„Old Work“-Strukturen aufbrechen

Ein praktisches Umsetzungsbeispiel für ein New-Work-Konzept der Zukunft liefert die Dauphin HumanDesign Group. Der Anbieter für ganzheitliche, ergonomische Büroausstattung hat dieses Konzept mit dem Namen „Dauphin Workheart“ gemeinsam mit der Berliner Innovationsagentur Dark Horse entwickelt. Unter dem Leitsatz „from super private to super social“ bilden die Büroflächen von morgen eine Balance zwischen den Anforderungen und Bedürfnissen von Unternehmen und der Belegschaft. Ausschlaggebend ist zukünftig bei der Büroplanung der gewünschte Grad der sozialen Interaktion. Der eigene Anspruch: Ob Pandemie, sozialer Wandel, Ökologie oder auch der rasante technologische Fortschritt wie neuerdings Künstliche Intelligenz (KI) – resilientere Konzepte, die einen positiven Einfluss auf die aktuellen Herausforderungen haben, sind gefragt. „Workheart“ soll darauf die Antwort sein.

Bei der Umstrukturierung nach dem „Workheart“-Lösungsansatz steht der Mensch mit seinen Wünschen im Vordergrund, denn das New-Work-Büro ist human-centered. Eine Landschaft aus festen Schreibtischen und Bürostühlen für jeden ist längst nicht mehr das, was ein Team möchte. Das generelle Konzept der offenen Flächen hat allerdings nicht ausgedient. Diese müssen nur aus den „Old Work“-Strukturen gelöst werden und Platz für mehr Wir-Gefühl, für den kreativen Austausch und das kollegiale Miteinander schaffen.

Neu gestaltete und durchdachte Arbeitsplätze sind ein sichtbares und erlebbares Zeichen für den Aufbruch in moderne Zeiten. Unternehmen können damit schnell den gewünschten Wandel von Organisationsstrukturen einläuten und den Startschuss für neue agile Arbeitsweisen geben. Auf lange Sicht kann sich damit auch die Unternehmenskultur ändern. Haben sich die neuen Arbeitsweisen wie etwa das Nutzen von Projekt- und Teamzonen, Desksharing oder Orte des Zusammenkommens einmal etabliert, sind sie aus dem Büroalltag nicht mehr wegzudenken. Das zeigt: Schon vergleichsweise kleinere Änderungen der Arbeitsräume schaffen Schritt für Schritt Platz und Möglichkeiten, neue Strukturen und Abläufe zu etablieren.

Drei Zonen als Basis

Basierend auf diesen Erkenntnissen, ist für die Dauphin HumanDesign Group klar: Die „Legebatterie“ Großraumbüro ist tot. Damit die Belegschaft ihren persönlichen Bedürfnissen und dem gewünschten Grad der sozialen Interaktion entsprechend arbeiten kann, bilden nun drei Zonen die Basis des neuen Büros:

• „Me“-Bereiche für die konzentrierte Einzelarbeit und den Rückzug,
• Projekt- und Teamzonen, in denen sich Arbeitsgruppen für Besprechungen, den kreativen Austausch und das gemeinsame Erarbeiten von Projekten treffen, sowie
• eine Family-Zone mit dem neuen Herzstück des Unternehmens, der Heartbar. Hier kommen alle vom Praktikanten bis zur Geschäftsführung zusammen und begegnen sich zu Plausch und Kaffee auf Augenhöhe.

In einem nächsten Schritt spielen dann die richtigen Produkte und Möbel für die unterschiedlichen Bereiche eine wichtige Rolle. In der Me-Zone, also dem Bereich für die konzentrierte Einzelarbeit und den Rückzug, erlauben Raum-in-Raum-Systeme vertrauliche Gespräche allein am Telefon, unter vier Augen oder in größeren Gruppen, ohne dabei gestört zu werden oder die Kollegen bei ihrer Arbeit zu stören.

Unterschiedliche mobile und flexibel konfigurierbare Möbel mit gemütlichem Lounge-Charakter bieten in den Family-Zonen die Möglichkeit, spontan unterschiedlich große Sitzgruppen zu kreieren, um in angenehmer Atmosphäre beisammenzusitzen. Zudem braucht es auch weiterhin fest definierte Teambereiche, die unterschiedliche Projektgruppen für die Dauer von Meetings oder anderen Tätigkeiten buchen.

Beim Desksharing muss auch das Mobiliar flexibel sein

Die gemeinsame Nutzung der gesamten Büromöblierung hat zu veränderten Produktanforderungen geführt. Hatten im Großraumbüro alle Beschäftigten noch einen individuell und ergonomisch angepassten Tisch und Stuhl, ist das beim Desksharing nicht mehr der Fall. Hier nutzen mehrere Personen den gleichen Arbeitsplatz – das Mobiliar muss sich schnell und flexibel an den jeweiligen Nutzer anpassen, damit rückengesundes Arbeiten weiterhin möglich ist.

Individuelle Einstellungen auf Größe und Gewicht sind für Tische und Stühle dennoch essenziell. Moderne Bürostühle bieten mit einer automatischen Einstellmechanik den jeweils optimalen Rückenlehnengegendruck für wechselnde Nutzer. Auch höhenverstellbare Tische bekommen eine neue Bedeutung. Waren sie immer schon ein grundlegendes Instrument, Mitarbeitern das Arbeiten im Stehen zu ermöglichen, haben sie nun die zusätzliche Funktion, sich auch im Sitzen an die Körpergröße des jeweiligen Nutzers anzupassen, um Verspannungen im Nacken- und Schulterbereich vorzubeugen.

Externe Beratung für die Neuausrichtung hilfreich

Einer Forsa-Umfrage im Auftrag des Industrieverbands für Büro und Arbeitswelt (IBA) e. V. zufolge haben sich bereits knapp die Hälfte der befragten Unternehmen auf den Weg zu New Work gemacht und in neue Büroeinrichtung investiert. Oder sie planen, dies zu tun. Die Umfrage kommt auch zu dem Schluss, dass das Büro sein „Comeback“ absolut verdient hat: Gegenüber dem Homeoffice sind allein die Möglichkeiten, sich zu bewegen, im Büro deutlich höher. Kann man doch zum Beispiel mal fix zu den Kollegen rübergehen, statt eine Mail zu schreiben oder anzurufen.

Für Unternehmen ist es hilfreich, sich bei der Neuausrichtung ihrer Büros von kompetenten Experten beraten zu lassen, um sich als zukunftsfähiger Arbeitgeber mit einer zufriedenen Belegschaft aufzustellen. Eine grundlegende Analyse der Bedarfe des Teams und der Unternehmen ist dafür eine Grundvoraussetzung. Wie und wo wird gearbeitet (Präsenzarbeit, Homeoffice, Co-Working etc.)? Wie viel Zeit verbringen die Mitarbeiter in Projekt- und Teamarbeit, in Meetings und mit Einzelarbeit? Wo besteht Optimierungsbedarf (Akustik, Beleuchtung, Raumklima etc.)?

Aha-Effekte nach Beratung keine Seltenheit

Die Auswertung dieser Fragen führen bei Belegschaft und Geschäftsführung oftmals zu Aha-Effekten die eigene Arbeit betreffend. So lassen sich die Wünsche an den Arbeitsplatz dann leichter formulieren und bilden die Basis für die Erstellung eines individuellen Unternehmenskonzepts. Bei „Workheart“ wird dann zum Beispiel festgelegt, welche Flächengrößen die jeweiligen Zonen Me, Team und Family im Unternehmen einnehmen sollen. So wird eine Anwaltskanzlei etwa aufgrund des höheren Bedürfnisses an Geheimhaltung mehr Rückzugsorte benötigen als etwa ein auf das Gemeinschaftsgefühl ausgerichtetes Start-up. „Unsere Mission ist, den Kunden auf allen Wegen dabei zu unterstützen, individuelle Arbeitswelten zu schaffen, die sowohl für die Mitarbeitenden als auch das Unternehmen einen entscheidenden Mehrwert bieten“, sagt Dauphin-Geschäftsführer Dr. Jochen Ihring.

Darauf aufbauend werden geeignete Produkte und Möbellösungen sowie ein umfangreiches Farb- und Materialkonzept erstellt sowie gemeinsam mit Kooperationspartnern optimale Licht- und Akustiklösungen definiert. So können zum Beispiel Leuchten, die harmonisch der Möbelform folgen, oder Akustikvorhänge zum temporären Abschirmen offener Arbeitsnischen eingeplant werden. Nach einer Testphase wird der Erfolg des neuen Büros gemeinsam mit den Unternehmen evaluiert und nach Bedarf angepasst.

Nachhaltige Flächenkonzepte für die Zukunft

Die Neugestaltung der Büroräume ist nicht nur wichtig, um an das Morgen, sondern um auch schon an das Übermorgen zu denken. Deswegen ist „Dauphin Workheart“ so konzipiert, dass es sich nicht nur an den aktuellen individuellen Bedürfnissen der Unternehmen orientiert, sondern sich im Laufe der Zeit immer wieder flexibel und einfach an Veränderungen anpassen lässt. Diese Flexibilität ist unter anderem dann entscheidend, wenn sich in den kommenden Jahren aufgrund der demografischen Entwicklung der Generationenwechsel bei den Beschäftigten vollzieht.

So war auch Julien Dauphin, Innovationsmanager und Gesellschafter in der dritten Generation bei Dauphin, mit an der Entwicklung des Konzepts beteiligt. Er weiß: „Die Annahme ‚one size fits all‘ hat ausgedient. Es gibt also nicht das eine passende und permanen-te Konzept für alle. Wir als Partner für unsere Kunden dürfen uns daher nicht darauf ausruhen, Unternehmen einmal dabei unterstützt zu haben, New-Work-fähig zu werden, sondern müssen auch die Bedürfnisse der kommenden Generationen schon heute im Blick haben. Deswegen arbeiten wir laufend an Innovationen, um stets die passende Lösung für sich verändernde Umstände bieten zu können.“

Aktuell lässt sich das Gros der Arbeitnehmer noch der sogenannten Generation Y (die „Millennials“, geboren zwischen ca. 1980 und 1999) zuordnen. Sie erleben und gestalten den Wandel in der Arbeitswelt derzeit aktiv mit. Ihre Nachfolger werden die sogenannten „GenZ-ler“ (geboren zwischen ca. 1995 und 2010) sein. Und diese treten mit anderen Bedürfnissen und Anforderungen in die Arbeitswelt ein.

Dabei zeigt etwa die Studie „Junge Deutsche“ von Simon Schnetzer (2019), dass sich die Generationen Y und Z in ihren Wünschen und Bedürfnissen nicht unähnlich sind. So legen beide viel Wert auf eine gute Arbeitsatmosphäre. Freundschaften und die Familie haben einen hohen Stellenwert in ihren Lebenswelten. Übersetzt heißt das: Diese Werte müssen sich auch in der Arbeitsplatzgestaltung von Unternehmen widerspiegeln, damit sie weiterhin als attraktiver Arbeitgeber auf dem Markt agieren können. Und damit Unternehmen auch weiterhin erfolgreich den Weg zur neuen Arbeitswelt beschreiten können, braucht es flexible und skalierbare Konzepte – eines davon ist „Dauphin Workheart“.